تفاصيل الاستشارة - بوابة تواصل

موضوع الاستشارة
أنشطة المشروع
المواد والبنود

الاهداف

الاسباب الموجبة نظام حفظ الوثائق الوطنية ــــــــــــــــــــــــــــــ لللمحافظة على التراث والمخزون الوطني من الوثائق الوطنية وتوحيد الجهود الوطنية للمحافظة عليها . لتحديد المعايير والمواصفات الخاصة بالوثائق الوطنية. لتحديد تصنيف الوثائق الوطنية من حيث العمر الزمني استناداً لأحكام المادة (3) من قانون الوثائق الوطنية رقم (9) لسنة 2017. ولتحديد الآليات المنصوص عليها في القانون لحفظ وتقييم الوثائق الوطنية والاطلاع عليها وتنظيمها . فقد تم وضع مشروع هذا النظام .

الوصف

لا يوجد نتائج

المواد القانونية

المادة:

المادة 1- يسمى هذا النظام (نظام حفظ الوثائق الوطنية لسنة 2025) ويعمل به من تاريخ نشره في الجريدة الرسمية.

المادة:

المادة 2- يكون للكلمات التالية حيثما وردت في هذا النظام المعاني المخصصة أدناه ما لم تدل القرينة على غير ذلك:- الوزير : وزير الثقافة. الدائرة : دائرة المكتبة الوطنية. المدير : مدير عام الدائرة. المديرية: : مديرية الوثائق والتوثيق. القانون : قانون الوثائق الوطنية رقم (9) لسنة 2017. الجهة المعنية : أي جهة من الجهات المنصوص عليها في المادة (5) من قانون حفظ الوثائق الوطنية رقم (9) لسنة 2017 . السجل الوطني : سجل ورقي و/او إلكتروني يسجل فيهما البيانات المتعلقة بالوثائق الوطنية اياً كان شكلها في المديرية قبل حفظها في القسم الخاص بها . المحفوظات : الوثائق الوسيطة التي تم انتقاؤها للحفظ الدائم بعد أن انتفت الحاجة إليها من قبل من أنشأها أو تحصل عليها في إطار ممارسة نشاطه. جداول مدد الاستبقاء : سجلات ورقية وإلكرونية تجمع فيها البيانات المتعلقة بالمراحل التي تمر بها سائر أنواع الوثائق والملفات المتداولة لدى أي من الجهات المعنية، بحيث يتم تحديد مدة استبقائها كوثائق جارية وكوثائق وسيطة في الجهة المنشئة وكذلك المصير النهائي الذي تؤول إليه كل وثيقة أو ملف. التصنيف : تنظيم الوثائق والملفات داخل أقسام وأجزاء متجانسة وفق الطرق والأساليب والقواعد الإجرائية المتبعة في هذا الشأن. الترميز : وضع رمز معين للوثيقة أو للملف حسب نظام التصنيف المعتمد لدى الجهات المعنية ويتم يدوياً أو آلياً ويرتبط هذا الرمز مهما كان نوعه (عددي أو هجائي أو مركب من الاثنين) بالوثيقة. تحويل الوثائق : نقل الوثائق والملفات التي لم تعد جارية الاستعمال من أماكن العمل إلى مكان حفظ الوثائق الوسيطة لدى الجهة المعنية المنشئة لهذه الوثائق. ترحيل الوثائق : نقل المحفوظات من أي جهة منشئة لها إلى الدائرة لحفظها بصفة دائمة وتسجيلها في السجل الوطني. الفرز : تحديد الوثائق المعدة للحفظ الدائم وتحديد الوثائق القابلة للإتلاف مباشرة أو بعد أجل محدد. المصير النهائي : ما تؤول إليه الوثائق والملفات بعد انتهاء الحاجة إليها ويكون إما بالحفظ الدائم لدى الدائرة أو بالإتلاف. الرصيد الوثائقي : مجموع الوثائق مهما كان شكلها ووعاؤها وعمرها والتي تتجمع لدى منشئها أو لدى الدائرة.

المادة:

المادة 3- تسري أحكام هذا النظام على أي وثيقة تخضع لأحكام قانون الوثائق الوطنية رقم (9) لسنة 2017.

المادة:

المادة4- مع مراعاة أحكام المادة (3) و(4) و(6) من القانون. أ‌- تقوم المديرية بتسجيل الوثائق الوطنية النهائية الموجودة داخل الأردن وخارجه ضمن سجل وطني يُنشأ لهذه الغاية. ب‌- تحتفظ المديرية بأصل الوثيقة أو بنسخة منها والتي يتم تسجيلها حسب ما ورد في البند (أ) أعلاه بأي شكل كان. ج- يتم تسجيل الوثائق الوطنية في السجل الوطني وفق أسس وتعليمات تصدر عن الوزير.

المادة:

المادة 5- تكون الجهة المعنية هي المسؤولة عن رصيدها الوثائقي إلى أن تنتهي حاجتها إليه سندًا لأحكام الفقرة (أ) من هذه المادة (5) من القانون وعلى كل جهة معنية بالتنسيق مع الدائرة، إعداد جداول لوثائقها يتضمن على الأخص ما يلي:- أ- تصنيفاً لوثائقها يتلائم مع طبيعة عمل الجهة ونوعية وثائقها. ب- تحديد مدد استبقاء وثائقها، وفقاً لأحكام المادة (3) من القانون . ج- ترميزاً لوثائقها يتلاءم مع طبيعة عمل الجهة ونوعية وثائقها.

المادة:

المادة 6- تتولى الجهات المعنية مهمة تحويل الوثائق الجارية لديها بعد انتهاء الحاجة إليها إلى مكان حفظ الوثائق الوسيطة .

المادة:

المادة7- تحفظ الوثائق الوسيطة في أماكن معدة لهذا الغرض لدى الجهة المعنية وتحت مسؤوليتها طيلة مدد الاستبقاء المحددة لها، ويتم الاطلاع عليها وفقاً للتشريعات النافذة.

المادة:

المادة 8- يجوز للجهة المعنية التي قامت بترحيل وثائقها النهائية إلى الدائرة الاطلاع عليها أو الحصول على نسخة الكترونية منها كلما اقتضى الأمر ذلك بموافقة المدير.

المادة:

المادة 9- تُنشأ لدى الجهات المعنية لجان تُعنى بإدارة الوثائق بها وتتولى ما يلي:- أ‌- إعداد نظام تصنيف الوثائق وجداول مُدد استبقائها والأدوات الإجرائية اللازمة لإدارة الوثائق بما يتوافق مع أحكام القانون وهذا النظام . ب‌- تقديم الدعم الفني للموظفين في تطبيق القواعد والنظم المقررة لحفظ وتداول الوثائق . ج‌- إدارة الوثائق الوسيطة وإتاحتها عند الطلب. د‌- ترحيل المحفوظات إلى الدائرة. هـ- إتلاف الوثائق التي انتهت المدة القانونية لحفظها بالتنسيق مع الدائرة وفق اصول الاتلاف .

المادة:

المادة10-لجان تقييم الوثائق: أ‌- تُشكل في الجهات المعنية لجنة متخصصة في جرد ما بحوزتها من وثائق وطنية نهائية، من خلال إعداد جداول تُبين عناوين الملفات التي بحوزتها والفترة التاريخية لها (المدة الدُنيا والمدة القصوى لها، وتزويد الدائرة بها ليتسنى لها انتقاء ما سيتم حفظها وترحيله للدائرة) . ب‌- يقوم المدير بتشكيل لجنة من موظفي الدائرة ولهُ الاستعانة بخبراء مختصين من خارج الدائرة مهمتها الاطلاع على الوثائق التي انتهى العمل بها لدى كافة الجهات المعنية وتقييمها واتخاذ القرار بمصيرها النهائي وفقاً للمادة (3) من القانون.